Access được ứng dụng rất nhiều trong học tập, làm việc và nó đặc biệt hữu ích đối với những người liên tục phải thực hiện các công việc phân tích thống kê dữ liệu. Để hiểu rõ Access là gì, mời bạn theo dõi bài viết từ Mayruaxemini.vn nhé!
Phần mềm Access là gì?
Access là từ viết tắt của phần mềm Microsoft Access. Đây là một phần mềm được ứng dụng một rộng rãi trên hệ điều hành Windows. Access được dùng với mục đích là lưu trữ, quản lý các thông tin dữ liệu.
Access mang đến các chức năng tạo lập cơ sở dữ liệu và có khả năng lập trình để giúp người dùng tạo ra biểu mẫu dễ hiểu nhất. Nó không đơn thuần chỉ giúp bạn phân tích lượng thông tin lớn mà còn hỗ trợ quá trình lưu trữ, quản lý dữ liệu hiệu quả.
Access còn cho phép người dùng linh hoạt thay đổi giao diện để thuận lợi thực hiện các thao tác như cập nhật, chỉnh sửa thông tin và xuất dữ liệu.
Xem thêm: SBU là gì ? Cách sử dụng SBU trong kinh doanh
Ai nên dùng phần mềm Microsoft Access?
Phần mềm Access hiện đã được triển khai sử dụng trong rất nhiều công ty. Nó đặc biệt hữu ích đối với những ai đang làm các ngành nghề liên quan đến kinh tế, tài chính, kế toán,.. Bởi đây là những nghề cần phải làm việc với con số và thường xuyên phải nhập, xuất dữ liệu. Ngoài ra, đối với những bạn đang theo học các ngành quản trị kế toán cũng nên dùng phần mềm này.
Nếu như làm thủ công chắc chắn sẽ khiến bạn tốn rất nhiều công sức và không đảm bảo được độ chính xác. Thay vì thế các bạn nên dùng đến phần mềm Access để nhập, xuất và tính toán con số nhanh chóng, chính xác hơn.
Một số lợi ích điển hình mà phần mềm Access mang đến cho bạn khi dùng là:
- Giúp quản lý dữ liệu lớn ở nhiều bảng và tạo mối liên kết chặt chẽ giữa các với nhau. Từ đó giúp người dùng quản lý dữ liệu dễ, nhanh chóng và hiệu quả hơn.
- Hỗ trợ người dùng tạo lập cơ sở dữ liệu dễ dàng.
- Phần mềm không mất phí, ai cũng có thể tải xuống và sử dụng.
Ưu và nhược điểm của phần mềm Access
Phần mềm Access mang đến cho người dùng nhiều ích lợi bất ngờ thế nhưng, nó cũng có một số khuyết điểm nhất định, cụ thể như sau:
Ưu điểm của phần mềm Access là gì?
- Phần mềm Access khá dễ để cài đặt. Bạn có thể tự tìm hiểu và cài đặt nó mà không cần nhờ đến sự trợ giúp của bất kỳ ai.
- Các bước sử dụng phần mềm đơn giản, ai cũng có thể làm được.
- Access mang đến cho người dùng dữ liệu của một hệ thống quản lý cơ sở chỉ trong thời gian ngắn.
- Nhờ có phần mềm, quá trình nhập, xuất dữ liệu trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.
- Phần mềm này cũng có thể tích hợp song song với các tiện ích khác trên Microsoft để hỗ trợ toàn diện cho công việc của người dùng.
Xem thêm: Email marketing là gì? Cách triển khai Email Marketing hiệu quả
Nhược điểm của phần mềm Access
Điểm trừ lớn nhất của phần mềm này chính là bị giới hạn về mặt dung lượng. Phần mềm chỉ cho phép người dùng lưu trữ khoảng 2GB dữ liệu. Điều này không thể đáp ứng được nhu cầu dùng của các doanh nghiệp lớn. Nó chỉ thực sự phù hợp với những doanh nghiệp phát triển với quy mô nhỏ.
Bên cạnh đó, Access không cho phép người dùng lưu trữ dữ liệu ở quá nhiều tệp tin. Điều này khiến cho người dùng gặp khó khăn trong việc truy xuất các dữ liệu ở các bảng mẫu.
Điều tuyệt vời là các yếu điểm của phần mềm Access này đang được nhà sản xuất xem xét và cố gắng khắc phục.
Các chức năng của phần mềm Microsoft Access là gì?
Phần mềm Access qua các năm thường được nhà sản xuất cập nhật thêm nhiều tính năng mới. Điều này giúp cho việc tạo bảng, nhập và xuất dữ liệu của người dùng trở nên đơn giản, nhanh chóng hơn.
Tuy nhiên, về cơ bản, các chức năng cốt lõi của phần mềm Microsoft Access là:
- Tự động bảng phù hợp với những dữ liệu mà người dùng nhập vào.
- Lưu trữ thông tin theo nhu cầu của người dùng
- Nhắc nhở và thường xuyên cập nhật thông tin
- Đưa ra kết quả và xuất dữ liệu theo yêu cầu
- Thiết lập các mối liên kết giữa các bảng dữ liệu với nhau.
Đối tượng của Microsoft Access là gì?
Phần mềm Access gồm có 4 đối tượng chính là: Bảng, Biểu mẫu, Truy vấn và Báo cáo. Chi tiết về các đối tượng như sau:
Bảng
Là đối tượng được dùng để lưu trữ các dữ liệu do người dùng nhập vào. Mỗi một bảng sẽ gồm có nhiều cột, hàng và dữ liệu. Người dùng có thể thoải mái điều chỉnh kiểu dữ liệu ở các hàng, cột theo nhu cầu sử dụng của bản thân. Hoặc bạn có thể thỏa sức xây dựng một cơ sở dữ liệu bao gồm dữ liệu của toàn dự án đang thực hiện. Điều này sẽ giúp bạn nhìn được tổng quan hơn về các con số trong kế hoạch và tiến độ triển khai dự án.
Biểu mẫu
Là đối tượng hỗ trợ rất nhiều cho người dùng trong quá trình nhập, chỉnh sửa và hiển thị thông tin. Nó cũng được sử dụng để điều khiển một ứng dụng nào đó. Với sự giúp sức của biểu mẫu, các dữ liệu trong bảng tính sẽ nhất quán, đồng bộ với nhau.
Ngoài ra, với biểu mẫu, người dùng có thể nhập dữ liệu mà không cần đến bảng tính. Bằng cách này, bạn sẽ hạn chế được trường hợp bị lỗi file khi nhập liệu.
Truy vấn
Là một đối tượng không thể thiếu trong phần mềm Access. Nó cho phép bạn tìm kiếm, sắp xếp và lọc dữ liệu từ đơn giản đến phức tạp. Bạn có thể dùng nó để tìm hoặc lọc thông tin ở nhiều bảng trong cùng một lúc. Điều này sẽ giúp người dùng tiết kiệm được khối thời gian trong công việc cần tính toán và lọc dữ liệu của mình.
Tuy nhiên, muốn truy vấn thành công, bạn buộc phải nhập đúng các điều kiện cụ thể. Như vậy, dữ liệu được tìm, lọc ra mới có độ chính xác cao.
Xem thêm: Portfolio là gì? Cách làm và mẫu Portfolio cá nhân mới
Báo cáo
Access cho phép người dùng tạo ra các bản báo cáo mới lạ phù hợp với nhu cầu sử dụng. Hơn nữa, phần mềm này còn giúp bạn trình bày đối tượng dưới nhiều định dạng khác nhau. Từ đó giúp cho cơ sở dữ liệu trên báo cáo dễ đọc, dễ hiểu hơn.
So sánh Microsoft Access và Microsoft Excel
Microsoft Access và Microsoft Excel có thể được dùng với mục đích là lưu trữ dữ liệu. Có lẽ vì điều này nên nhiều người thường nghĩ rằng chúng là một. Thế nhưng, trên thực tế, Microsoft Access và Excel có rất nhiều điểm khác nhau.
| Microsoft Access | Microsoft Excel | |
| Bản chất | Là phần mềm có thể hoạt động giống như một chương trình cơ sở dữ liệu. Access giúp người dùng thu thập cũng như phân tích, lưu trữ dữ liệu hiệu quả. | Là bảng tính chuyên dùng cho mục đích tạo biểu đồ, vẽ đồ thị, nhập và xuất dữ liệu. |
| Nền tảng hoạt động | Dựa trên mô hình Multiple Relational | Dựa trên mô hình dữ liệu Non Relational |
| Dung lượng lưu trữ | Tối đa là 2GB. Người dùng thể thoải mái xây dựng cơ sở dữ liệu | Dung lượng lưu trữ ít, gần như không thể lưu giữ liệu |
| Tính linh hoạt | Có | Kém hơn so với Access |
| Phù hợp với | Doanh nghiệp nhỏ đang xây dựng các giải pháp lưu trữ dữ liệu dài hạn | Phù hợp với những dự án có lượng dữ liệu nhỏ. |
Sử dụng phần mềm Access có khó không?
Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu được ứng dụng rất nhiều trong công việc cũng như học tập. Dựa theo đánh giá của nhiều người dùng thì Access không khó để sử dụng. Bạn chỉ cần rèn luyện và ứng dụng nó trong vòng 1 – 2 buổi đã có thể thành thạo mọi thao tác.
Access được chia làm 2 phần:
- Cơ bản: Phần này đặc biệt dễ thao tác. Người mới sử dụng phần mềm đều có thể thực hiện thành thạo các thao tác kéo thả, truy vấn và tạo form.
- Nâng cao: Phần này phù hợp với những người cần dùng đến các chức năng xử lý phức tạp hơn. Lúc này, bạn cần phải làm quen với các chức năng của công cụ trong phần mềm và biết một chút về lập trình.
Ở thời điểm hiện tại, nếu bạn đang làm trong ngạch phải tính toán và tiếp xúc với nhiều con số thì Access chính là giải pháp lưu trữ, truy xuất dữ liệu tốt nhất. Vì thế, đừng quên tìm hiểu kỹ hơn về các chức năng trong Access là gì và cách sử dụng phần mềm nhé!
