Thời gian là thứ đáng quý nhất của mỗi con người. Có được kỹ năng quản lý thời gian sẽ giúp bạn cân bằng được gia đình và sự nghiệp, công việc và các mối quan hệ… Vậy kỹ năng quản lý thời gian là gì? Vai trò và cách quản lý thời gian hiệu quả là gì? Hãy cùng với chúng tôi tìm hiểu chi tiết về kỹ năng mềm này nhé!
Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian chính là quá trình lên kế hoạch để kiểm soát thời gian sử dụng cho một hay một số hoạt động cụ thể nào đó; nhằm mục đích là tăng năng suất, hiệu quả. Hiểu một cách đơn giản thì kỹ năng quản lý thời gian là việc phân chia, sắp xếp các công việc trong một khoảng thời gian nhất định nhằm tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
Kỹ năng quản lý thời gian đóng vai trò vô cùng quan trọng trong công việc cũng như trong đời sống. Đa phần thì kết quả sẽ đánh giá mức độ đạt được trong một quỹ thời gian nhất định chứ không đánh giá dựa trên thời gian hoàn thành sớm hay là muộn.
Cùng trong một khoảng thời gian với một khối lượng công việc như nhau nhưng có người lại hoàn thành công việc với kết quả tốt nhất, có người lại không thể hoàn thành công việc, chậm trễ thời hạn. Chính vì vậy mà kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả và tổ chức công việc là yếu tố then chốt để tạo nên sự thành công cũng như sự thăng tiến trong công việc.
Vai trò của kỹ năng quản lý thời gian là gì?
- Nâng cao năng suất làm việc
Quản lý thời gian hợp lý chính là chìa khóa để nâng cao năng suất làm việc của bạn. Với những công việc khác nhau thì bạn sẽ có cách sắp xếp và phân loại mức độ ưu tiên để hoàn thành khác nhau.
Với lịch trình lên sẵn theo kế hoạch, bạn sẽ bám sát được với các nội dung công việc. Từ đó, bạn sẽ tốn ít công sức hơn trong việc suy nghĩ cũng như sắp xếp trình tự công việc.
- Cân bằng giữa công việc và cuộc sống
Trong xã hội hiện đại thì việc nhiều người bận “trăm công nghìn việc” và không còn thời gian cho bản thân, gia đình cũng như bạn bè là điều không hề hiếm. Quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn phân chia một cách rạch ròi giữa thời gian làm việc. Từ đó có thời gian chăm sóc bản thân, quan tâm đến những người xung quanh mình; giúp bạn cân bằng về mọi mặt.
- Không trì hoãn công việc
Những người hay trì hoãn thường là những người quản lý thời gian không tốt. Đây cũng chính là tác nhân khiến cho công việc của bạn bị trì trệ, kéo dài và không hoàn thành đúng thời hạn.
Quản lý thời gian rõ ràng, có kế hoạch và mục tiêu sẽ giống như một chiếc khuôn định hướng cho mọi việc. Hành động theo kế hoạch định sẵn sẽ giúp bạn hạn chế được tối đa sự trì hoãn trong công việc.
- Hạn chế những thói quen xấu
Kỹ năng quản lý thời gian tạo cho bạn những khuôn khổ, định mức và giới hạn cho từng công việc. Vì vậy sẽ giúp bạn loại bỏ được nhiều thói quen xấu như trì hoãn công việc, ngại từ chối, tổ chức kém…
Quản lý thời gian tốt còn tạo động lực cho bạn thực hiện những dự án, những dự định lớn nhờ kế hoạch đã được vạch ra với các mục tiêu rõ ràng và thời hạn chính xác.
- Giảm bớt áp lực
Việc quản lý thời gian không hợp lý sẽ dẫn tới làm việc nhiều áp lực, quá tải và dễ đưa ra những quyết định sai lầm bởi bạn không có đủ thời gian để xem xét và cân nhắc. Ngược lại, nếu như bạn kiểm soát tốt thì không những tránh được áp lực deadline mà còn bạn còn có thời gian để đưa ra những quyết định sáng suốt, đúng đắn hơn trong công việc và trong cuộc sống.
Cách quản lý thời gian hiệu quả là gì?
Kỹ năng quản lý thời gian là một dạng kỹ năng quan trọng trong công việc và trong cuộc sống hàng ngày. Nếu như bạn không biết cách sắp xếp thời gian một cách cụ thể và chi tiết thì bạn sẽ thường xuyên phải lo rượt đuổi thời gian và cuộc sống của bạn sẽ luôn xoay vòng, mệt mỏi.
- Xác định mục tiêu
Nếu như xác định được mục tiêu rõ ràng thì bạn sẽ biết mình cần phải làm gì. Để làm được điều này thì việc đầu tiên là bạn phải lên được cho mình lịch trình cụ thể, khi nào sẽ hoàn thành mục tiêu đó. Như vậy thì bạn mới có thể làm chủ được thời gian của mình, không để thời gian trôi qua một cách lãng phí.
- Liệt kê những việc cần làm
Khi đã xác định xong mục tiêu chính thì việc tiếp theo bạn cần làm chính là liệt kê ra những công việc cần phải làm để phục vụ cho mục tiêu chính của mình.
Hãy lập ra cho mình một bảng cụ thể để sau khi hoàn thành xong một công việc nhỏ nào đó thì bạn hãy đánh dấu vào bên cạnh để không phải mất nhiều thời gian nhớ lại mình đã làm được những gì nhé.
- Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Sau khi đã liệt kê xong những công việc cần làm thì tiếp theo bạn hãy ngồi lại một lần nữa để kiểm tra xem công việc nào cần làm trước và công việc nào cần làm sau. Hãy tick vào những công việc quan trọng, cần phải làm trước để đảm bảo rằng bạn sẽ hoàn thành nó đúng thời hạn. Sau đó bạn sẽ tiếp tục làm những công việc còn lại. Làm như vậy thì bạn mới có thể dễ dàng quản lý tốt được thời gian và kiểm soát được lượng công việc của mình.
- Tổng kết lại công việc
Bạn nên luyện tập cho mình thói quen tổng kết lại công việc vào mỗi cuối ngày. Sau khi đã hết một ngày thì bạn cần ngồi lại để xem những gì đã làm được và chưa làm được, thời gian tiêu tốn vào những việc đó là bao nhiêu để biết được nó có thực sự hiệu quả hay không.
Việc này sẽ giúp bạn nhìn lại quỹ thời gian bạn dành cho công việc đó có khoa học và hợp lý không để từ đó rút ra những kinh nghiệm cho ngày hôm sau.
- Tập trung
Một trong những cách giúp bạn tiết kiệm thời gian nhất đó chính là hãy tập trung vào công việc cần làm. Khi làm một việc gì đó thì bạn cần dồn toàn bộ sức lực và trí tuệ của mình cho công việc đó. Việc này không chỉ giúp bạn đạt được hiệu quả cao mà còn giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
- Không ngừng học hỏi
Hãy thường xuyên tham gia những khóa học ngắn về kỹ năng mềm hoặc là một vài cuộc hội thảo chia sẻ kinh nghiệm hay thường xuyên đọc sách để giúp nâng cao kiến thức cho bản thân.
Có thể khi mới bắt đầu việc này có đôi chút khó khăn nhưng khi bạn biết sắp xếp quỹ thời gian một cách khoa học thì bạn sẽ cảm thấy quỹ thời gian của mình đang nhiều hơn đấy.
Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi liên quan đến kỹ năng quản lý thời gian. Hy vọng rằng bạn sẽ biết cách quản lý thời gian của mình một cách hợp lý để đạt được kết quả tốt nhất trong công việc. Bên cạnh đó bạn còn có thêm thời gian cho bạn bè, gia đình và người thân của mình nhé!
