Agenda là thuật ngữ xuất hiện trong các chương trình, cuộc họp, cuộc hội thảo,… Chúng ta có thể bắt gặp các cụm từ meeting agenda, summit agenda, event agenda,… trong khi đọc sách, lướt web, xem tin tức. Vậy Agenda là gì? Bài viết sau sẽ giúp bạn biết thêm về thuật ngữ này và cách để tạo nên một Agenda ấn tượng.

Agenda là gì?

Agenda là một thuật ngữ tiếng Anh, dịch ra nó có nghĩa là chương trình làm việc, chương trình nghị sự, nhật ký công tác, kế hoạch làm việc, chương trình làm việc. Đây là thuật ngữ được sử dụng phổ biến nhất trong lĩnh vực kinh tế, cụ thể là những vấn đề cần giải quyết trong cuộc họp, hội nghị. 

Agenda là từ tiếng Anh, dịch là chương trình nghị sự
Agenda là từ tiếng Anh, dịch là chương trình nghị sự

Để hiểu rõ hơn Agenda là gì thì chúng ta cùng tìm hiểu một số cụm từ liên quan đến Agenda được sử dụng phổ biến. Agenda thường đi kèm với một số từ ngữ khác để tạo ra những cụm từ có ý nghĩa khác nhau. Bạn có biết Event Agenda, Meeting agenda, political agenda là gì không? Hãy tìm hiểu cụ thể ý nghĩa của một số cụm từ Agenda phổ biến:

  • Event Agenda: thuật ngữ này là một trong những thuật ngữ liên quan đến Agenda được sử dụng phổ biến nhất. Vậy Event Agenda là gì? Event Agenda có nghĩa là chương trình sự kiện. Chúng ta thường gọi nó với cái tên dễ hiểu hơn là Agenda sự kiện.
  • Political agenda: Cụm từ này thường được sử dụng trong lĩnh vực chính trị, dùng để nói tới các cuộc họp chính trị.
  • Agenda setting: thuật ngữ này được sử dụng để diễn tả hành động thiết lập các chương trình nghị sự, dễ hiểu hơn đó là lên kế hoạch để thực hiện chương trình. 
  • My Agenda: ý nghĩa của từ này là “nhật ký của tôi”, nhật ký cá nhân không còn xa lạ gì với mỗi chúng ta nữa. Chắc chắn ai cũng đã từng viết nhật ký cá nhân hoặc nhật ký công việc.
  • Meeting agenda: đây là cụm từ sử dụng để chỉ các chương trình hội nghị thường được các công ty tổ chức để bàn bạc, thảo luận về các chiến lược, hướng giải quyết cho một vấn đề nào đó. Thông thường, đó sẽ là các vấn đề liên quan đến kinh tế, hoạt động kinh doanh của công ty.
Meeting Agenda là một thuật ngữ quen thuộc trong lĩnh vực kinh tế
Meeting Agenda là một thuật ngữ quen thuộc trong lĩnh vực kinh tế

Phân biệt thuật ngữ Agenda với một số thuật ngữ tương đồng

Để hiểu tường tận Agenda là gì, bạn phải phân biệt được từ này với những từ tương đồng ý nghĩa với nó. Điều này giúp bạn sử dụng đúng thuật ngữ Agenda. Phân biệt Agenda với một số thuật ngữ sau:

Agenda và Schedule

Hai thuật ngữ này có nghĩa khá tương đồng, ở một số trường hợp, hai từ này có thể thay thế cho nhau. Đây đều là hai danh từ chủ lịch trong các việc phải làm trong một khoảng thời gian nào đó

Agenda được dùng để nhắc đến một sự kiện có nhiều người tham gia như hội thảo (seminar), hội nghị (conference), cuộc họp (meeting), buổi lễ kỷ niệm (celebration).

Schedule cũng mang ý nghĩa là lịch trình nhưng áp dụng trong phạm vi rộng hơn,… Từ này có thể là lịch trình một ngày làm việc hoặc sinh hoạt của người nào đó; hay lịch học, sinh hoạt của học sinh ở trường; hay lịch trình diễn ra của dự án, sự kiện nào trong thời gian dài.

Agenda và Diary

Agenda là gì bài viết đã giải thích ở trên, hiểu đơn giản nó là kế hoạch, chương trình làm việc tại một buổi hỏi. Diary là một thuật ngữ khá quen thuộc với chúng ta, nó có nghĩa là quyển sổ nhật ký ghi chép hoặc quyển số có ghi ngày, tháng, năm và có khoảng trống ghi chép.

Agenda và Timetable

Hai thuật ngữ này không khác nhau nhau là mấy, chúng có thể sử dụng với ý nghĩa tương đương. Tuy nhiên, Timetable thường chú trọng đến thời gian trên đó, còn Agenda lại chú trọng hơn về nội dung.

Một mẫu Timetable trường học
Một mẫu Timetable trường học

Chuẩn bị trước khi tạo Agenda

Hiện nay, có rất nhiều Agenda mẫu trên internet để bạn tham khảo về bố cục thực hiện. Không có mẫu Agenda nào giống mẫu Agenda nào bởi chủ đề, mục đích của mỗi cuộc họp là khác nhau. Để tạo lập được một Agenda ấn tượng bạn phải chuẩn bị thật kỹ càng trước khi đặt bút viết. Những bước chuẩn bị một Agenda tốt, chuyên  nghiệp như sau:

  • Xem xét tài liệu của các thành viên tham dự trước để xem có vấn đề nào cần đưa ra thảo luận trong cuộc họp không. Hãy thông báo với từng người trước khi cuộc họp diễn ra vài ngày để họ có thời gian chuẩn bị.
  • Xem xét lại những nội dung cuộc họp trước để xác định những vấn đề chưa được giải quyết, những công việc còn tồn đọng.  Đưa những vấn đề này vào cuộc hỏi để trao đổi, đẩy nhanh tiến độ công việc.
  • Liệt kê những công việc, dự án sắp tới để đưa vào thảo luận, hoặc những vấn đề phát sinh cần được bàn bạc, tìm cách giải quyết.
Liệt kê các công việc cần thảo luận
Liệt kê các công việc cần thảo luận
  • Xác định mục tiêu cuộc họp là gì? Mọi người sẽ phải thảo luận những vấn đề gì? Vấn đề nào cần được ưu tiên? Trả lời được những câu hỏi này sẽ giúp bạn sắp xếp được một chương trình hợp lý, đạt hiệu quả cao.

Xem thêm bài viết liên quan: 

Các bước để tạo nên một Agenda ấn tượng, chuyên nghiệp

Kỹ năng tạo Agenda đang dần trở thành một kỹ năng quan trọng. Đôi khi, nhà tuyển dụng còn yêu cầu ứng viên phải có kỹ năng này khi ứng tuyển vào một số vị trí như thư ký, trợ lý, hành chính nhân sự,… Một Agenda được chuẩn bị tốt sẽ thể hiện được sự chuyên nghiệp của cá nhân, tổ chức, giúp cuộc họp diễn ra hiệu quả. Hãy “bỏ túi” cách làm Agenda ấn tượng dưới đây, nó có thể áp dụng cho mọi quy mô, hình thức cuộc họp:

Bước 1 – Đặt tiêu đề cho Agenda

Chắc chắn chúng ta đã từng nhiều hơn một lần đọc một bài văn, câu chuyện, bài báo vì tiêu đề của nó đúng không? Điều tạo nên sự hấp dẫn, lôi kéo người đọc ở lại đó chính là tiêu đề. Để tạo một mẫu Agenda ấn tượng trước hết cần phải đặt tiêu đề độc đáo, bám sát nội dung bài viết. 

Tiêu đề Agenda tuy quan trọng nhưng bạn cũng không nên đặt tiêu đề quá hoa mỹ hay quá phức tạp. Trong tiêu đề Agenda của chương trình nghị sự bạn chỉ cần đáp ứng được hai thông tin cơ bản là tên chương trình nghị sự và mục đích chính diễn ra chương trình đó.

Bước 2 – Xác định câu trả lời cho câu hỏi ai? ở đâu? khi nào?

Xác định thời gian, địa điểm, thành phần tham dự
Xác định thời gian, địa điểm, thành phần tham dự

Phần này sẽ nằm dưới phần tiêu đề và cách một dòng. Phần nội dung này giúp cho người đọc biết được thời gian, địa điểm và thành phần tham dự cuộc họp. Hãy trả lời trực tiếp vào những câu hỏi ai? ở đâu? khi nào? Trách dài dòng, đưa những thông tin không liên quan vào. Cụ thể:

  • Thời gian diễn ra bao gồm ngày và giờ: Bạn có thể đưa chúng vào một ô thông tin hoặc chia thành hai phần riêng biệt tuỳ vào phong cách của mỗi người.
  • Địa điểm diễn ra cuộc họp: Điền đầy đủ, chính xác thông tin về nơi diễn ra cuộc họp. Bạn phải viết địa chỉ cụ thể, không ghi chung chung là toà nhà nào, công ty nào. Ví dụ: phòng họp số 1 của tòa nhà ABC.
  • Thành phần tham dự: Bạn nên đề cập tên họ đầy đủ và chức danh của họ để dễ dàng phân biệt.
  • Cá nhân đặc biệt: Đây sẽ là những người đặc biệt quan trọng đối với cuộc họp. Đó có thể là người diễn thuyết, đối tác cấp cao, nhà lãnh đạo,…

Bước 3 – Đề cập mục đích cuộc họp

Bất cứ cuộc họp nào diễn ra đều có mục đích, vì vậy bạn cần phải dành một phần dung lượng bản Agenda để nói về nó. Một cuộc họp không có mục đích sẽ chẳng đi đến kết quả, phí thời gian của những người tham gia. 

Về cách trình bày của phần này bạn hãy cách 1 dòng so với phần nội dung thời gian gian địa điểm ở đầu. Đồng thời, bạn có thể sử dụng định dạng gạch chân, in đậm hoặc in nghiêng để làm nổi bật nội dung này, ai lướt qua cũng nhìn thấy.

Lưu ý không nên viết lan man phần mục đích mà phải đi thẳng vào vấn đề. Mục đích của cuộc họp là nội dung khái quát lại chủ đề sẽ thảo luận trong cuộc họp chứ không đi vào chi tiết.

Bước 4 – Viết lịch trình, chỉ rõ trọng tâm cuộc họp

Viết cụ thể lịch trình cuộc họp
Viết cụ thể lịch trình cuộc họp

Những cuộc họp hay thảo luận đều diễn ra trong khoảng thời gian dài do đó vai trò của Agenda cực kỳ quan trọng. Nó sẽ giúp cho quá trình diễn ra cuộc họp, hội thảo không xảy ra sai sót. Mỗi nội dung chính nên viết trên mỗi dòng riêng. Bạn có thể viết theo mô típ thời gian bắt đầu và kết thúc bằng phần nội dung chính diễn ra trong thời gian đó. Để làm được điều này bạn phải xác định, dự tính được thời gian đủ cho từng mục. Đây là một công việc cực kỳ quan trọng, nếu dự tính thời gian quá dài hoặc không đủ cho mỗi mục đều ảnh hưởng đến thành công của cuộc họp.

Bước 5 – Phần hỏi đáp

Phần nội dung này bạn sẽ dựa theo tình hình và thời gian còn lại để lên thời gian dự kiến để tránh được việc “cháy” Agenda. Nếu thời gian trống còn nhiều thì các bạn có thể để các câu hỏi liên quan đến cuộc họp để giải quyết được hết các vấn đề đang vướng mắc. Bạn cũng có thể để mọi người đưa ra ý kiến bổ sung, đề xuất để cuộc họp có kết quả thành công hơn.

Nếu thời lượng cuộc họp không còn nhiều thì bạn hãy hạn chế số lượng câu hỏi hoặc vấn đề thảo luận. Tuy nhiên, điều này phải phụ thuộc vào mức độ quan trọng của từng cuộc họp. Do đó, các bạn phải linh động yếu tố này để tạo được một bản Agenda hoàn hảo. 

Bước 6 – Kiểm tra lại Agenda

Để đảm bảo bản kế hoạch hoàn chỉnh, không có lỗi sai bạn nên dành thời gian để rà soát lại cả nội dung và cách trình bày. Điều này sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn và thể hiện sự tôn trọng người đọc. Đây là bước cuối cùng và cũng là bước quan trọng để cuộc họp diễn ra không xảy ra bất kỳ sai sót nào. 

Với những bước cụ thể mà bài viết hướng dẫn bạn biết cách làm Agenda là gì rồi đúng không? Lập Agenda là một kỹ năng chúng ta cần phải học trong cuộc sống hiện đại, đặc biệt với những ngành nghề đặc thù thường xuyên cần đến công việc này. Làm Agenda không khó nếu bạn có bước chuẩn bị kỹ càng và thực hiện theo những bước bài viết hướng dẫn.

Những nội dung trên đây đã giải đáp được thắc mắc Agenda là gì của bạn. Đồng thời, bài viết cũng đưa ra những thông tin hữu ích và cách làm một Agenda ấn tượng, chuyên nghiệp. Chúc bạn tạo được một bản Agenda tốt, đạt hiệu quả cao.

Nguồn bài viết: mayruaxemini.vn